Autonomiser l’Agence de Contrôles Internationale avec un Portail d’Engagement des Employés Entièrement Personnalisé

À propos de l’Agence de Contrôles Internationale (ITA)

L’Agence de Contrôles Internationale (ITA), basée à Lausanne, en Suisse, est une organisation de premier plan dédiée à garantir l’équité dans le sport grâce à des programmes antidopage complets. Leur mission est de protéger l’intégrité du sport en fournissant des services antidopage indépendants et dirigés par des experts aux organisations sportives internationales. Au fil des ans, l’ITA a connu une croissance significative, étendant ses opérations à l’international et augmentant son personnel dans divers pays. Cette croissance a nécessité une solution robuste pour rationaliser les informations et ressources précieuses pour l’équipe de l’ITA, améliorer l’engagement des employés et fournir des outils essentiels via un point d’accès unique.

Le
Défi

Avec une équipe en pleine expansion et des opérations s’étendant à travers le monde, l’ITA a rencontré des défis pour consolider les informations, favoriser l’engagement des employés et assurer un accès transparent aux outils et ressources. Ils avaient besoin d’une plateforme centralisée capable de répondre à leurs besoins diversifiés et de soutenir leur mission de maintenir les normes les plus élevées d’intégrité dans le sport.

Depuis son lancement opérationnel en 2018, l’ITA est devenue la plus grande organisation mondiale mettant en œuvre des programmes antidopage. Plus de 75 organismes sportifs, fédérations internationales et organisateurs de grands événements délèguent leurs activités de sport propre à l’ITA pour une gestion experte indépendante, y compris le CIO. En 2023, l’ITA a collecté plus de 40 000 échantillons de plus de 15 000 athlètes et traité près de 500 violations potentielles des règles antidopage.

La Solution:
Un Portail Complet pour l’Engagement des Employés

Notre société de services informatiques s’est associée à l’ITA pour développer et mettre en œuvre un portail d’engagement des employés et un intranet innovants. Nous avons conçu une solution sur mesure pour l’ITA, incluant le développement et la mise en œuvre d’un portail d’engagement des employés et d’un intranet innovants. Cette plateforme a été conçue pour répondre aux besoins uniques de l’ITA et soutenir leur croissance continue.

Les principales fonctionnalités du portail incluent:

  • Publications automatiques de nouvelles: Intégration avec le flux RSS du site web public de l’ITA pour créer automatiquement des publications de nouvelles avec texte et images, garantissant que le personnel est toujours informé des dernières mises à jour.
  • Plateforme de lancement pour les outils internes: Un hub centralisé pour accéder aux outils internes essentiels, rationalisant les flux de travail et améliorant la productivité.
  • Calendrier central: Un calendrier unifié qui regroupe de manière programmatique les événements de plusieurs départements, garantissant que tous les événements pertinents pour l’entreprise sont facilement accessibles.
  • Calendrier social: Un calendrier dédié aux événements sociaux, favorisant un sentiment de communauté et d’engagement parmi le personnel.
  • Annuaire des employés: Un annuaire intuitif qui facilite l’identification et la connexion avec les collègues pertinents, améliorant la collaboration.
  • Répertoire de documents: Des répertoires spécifiques aux départements avec des autorisations adaptées, garantissant une gestion des documents sécurisée et efficace.
  • Communautés Viva: Intégration avec Microsoft Viva Communities pour renforcer l’engagement des employés et favoriser une culture collaborative.
  • Coin des anniversaires: Notifications automatiques des anniversaires basées sur les attributs des utilisateurs, permettant aux employés de célébrer et de s’engager avec leurs collègues.
  • Marché pour les articles d’occasion: Une plateforme pour que les employés achètent et vendent des articles d’occasion, promouvant une économie circulaire et la durabilité.
  • IdeaBox: Une fonctionnalité qui permet aux employés de co-créer la culture et la stratégie de l’entreprise, fournissant une boucle de rétroaction pour une amélioration continue.

Résultats

La mise en œuvre du portail interne a eu un impact positif significatif sur l’ITA:

  • Communication rationalisée: Avec des pages de nouvelles automatisées et un hub d’information centralisé, ainsi qu’un moyen de mettre en avant les compétences et les capacités via l’annuaire des employés, la communication au sein de l’organisation est désormais à portée de clic.
  • Interaction sociale et engagement améliorés: Grâce à Viva Engage et à l’application des anniversaires, nous avons favorisé un fort sentiment de communauté et de camaraderie parmi les employés, rendant l’ITA plus connectée et dynamique.
  • Gestion des documents optimisée: En exploitant les capacités robustes du répertoire de documents de SharePoint, nous avons assuré une gestion des documents sécurisée, efficace et organisée. Les départements disposent désormais d’autorisations adaptées, facilitant l’accès et la gestion des documents critiques sans les tracas habituels.

Boco Prime IT a véritablement compris les besoins uniques de l’ITA et les défis organisationnels que nous devions relever avec PULSE, notre nouvelle plateforme d’engagement des employés. Ils ont démontré une profonde compréhension des aspects sensibles de la sécurité des données et des accès, qui sont essentiels pour une organisation antidopage comme la nôtre. Tout au long du processus, Boco Prime IT a livré la plateforme conformément au plan de projet, assurant une communication fluide à chaque étape.

Leur expertise dans l’environnement Microsoft 365, dans lequel l’ITA opère déjà, a été inestimable. Ils ont fourni des conseils avisés sur la meilleure façon d’automatiser les flux d’informations à partir de SharePoint et de notre site web, rendant la gestion de contenu de PULSE à la fois efficace et efficiente.

PULSE est déjà devenu un hub central pour l’ITA, réunissant nos informations et notre personnel, où qu’ils se trouvent, et garantissant que toutes les ressources essentielles sont accessibles à tous, à tout moment. Nous sommes satisfaits de cette collaboration et des résultats livrés par Boco Prime.

Marta Nawrocka, Responsable Senior de la Communication de l’ITA

Conclusion

Le déploiement réussi du portail d’engagement des employés pour l’Agence de Contrôles Internationale témoigne de notre engagement à fournir des solutions informatiques sur mesure efficaces. En répondant aux besoins uniques de l’ITA et en soutenant leur mission, nous les avons aidés à créer une organisation plus connectée, engagée et efficace.